Jefe de Operaciones

Descripción de la empresa

La Universidad del Valle de Guatemala (UVG) es una institución de educación superior que, desde hace más de cincuenta años, impulsa el desarrollo del país a través de programas académicos, de investigación y de extensión de alto impacto.

Contamos con tres campus, seis facultades y un Instituto de Investigaciones, que conforman una estructura académica sólida orientada a la formación integral de profesionales y al avance del conocimiento. Nuestras facultades son: Ciencias y Humanidades, Educación, Ciencias Sociales, Ingeniería, Administración y Negocios y Colegio Universitario.

En UVG creemos que el conocimiento es motor de transformación, por ello promovemos la equidad en el acceso a la educación mediante programas de becas y apoyo financiero.

Nuestro equipo está integrado por docentes, investigadores, científicos y profesionales apasionados, comprometidos con la excelencia académica y el desarrollo de Guatemala. Brindamos oportunidades de crecimiento, innovación y formación continua, porque confiamos en el talento, la creatividad, el compromiso y la dedicación de nuestra comunidad.

Hoy buscamos personas que deseen sumarse a compartir nuestra visión en el marco de la ética y excelencia a través de su experiencia, para entregar a Guatemala y al mundo personas ingeniosas y comprometidas.

Descripción del empleo

Objetivo

Liderar y optimizar la operación administrativa de AVE UVG, asegurando procesos eficientes, estandarizados, medibles y orientados al servicio. Será responsable de analizar la operación, identificar necesidades y oportunidades de mejora, implementar procesos y controles, e impulsar iniciativas de automatización y mejora continua.

Tendrá bajo su responsabilidad la coordinación de procesos clave relacionados con compras, registros académicos, estados de cuenta de estudiantes, calendarios académicos y administrativos, así como la generación de información para la toma de decisiones.

Funciones Principales

1. Gestión y optimización de procesos operativos

• Analizar los procesos administrativos y operativos, identificando necesidades, riesgos, cuellos de botella, reprocesos y oportunidades de mejora.

• Diseñar, documentar e implementar procesos, flujos de trabajo y controles que aseguren una operación eficiente y consistente.

• Establecer responsables, tiempos de respuesta y mecanismos de seguimiento, impulsando acciones de mejora continua.

2. Gestión de compras y servicios administrativos

• Coordinar y dar seguimiento a los procesos de compras y requerimientos administrativos, asegurando su ejecución oportuna y el cumplimiento de los procedimientos establecidos.

• Identificar necesidades operativas y establecer mecanismos para su planificación, priorización y seguimiento.

• Implementar controles e identificar oportunidades para simplificar y optimizar los procesos administrativos.

3. Gestión operativa de registros académicos y estados de cuenta

• Coordinar y dar seguimiento a los procesos relacionados con registros académicos y estados de cuenta de estudiantes, asegurando la integridad y oportunidad de la información.

• Establecer controles para identificar inconsistencias, casos pendientes y situaciones que requieran atención.

• Coordinar con las áreas involucradas la resolución de incidencias y necesidades que puedan afectar la operación o experiencia del estudiante.

4. Gestión de calendarios académicos y administrativos

• Coordinar la construcción, actualización y seguimiento de los calendarios académicos y administrativos de AVE.

• Identificar hitos, actividades críticas, responsables y dependencias para asegurar el cumplimiento de la operación.

• Anticipar riesgos o atrasos y coordinar las acciones preventivas o correctivas necesarias.

5. Gestión de indicadores e información operativa

• Definir y monitorear indicadores que permitan medir eficiencia, cumplimiento, tiempos de respuesta, calidad y nivel de servicio.

• Desarrollar tableros de control y analizar información para identificar tendencias, desviaciones y oportunidades de mejora.

• Presentar información ejecutiva, hallazgos y recomendaciones que faciliten la toma de decisiones.

6. Mejora continua y automatización

• Identificar y priorizar oportunidades de automatización, digitalización y simplificación que reduzcan actividades manuales y reprocesos.

• Coordinar con Tecnología y otras áreas la implementación de soluciones y mejoras a los procesos.

• Evaluar el impacto de las mejoras implementadas en eficiencia, productividad, calidad y servicio.

Requisitos

Formación Académica

• Profesional graduado de Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Sistemas o carreras afines.

• Deseable maestría, posgrado o especialización en Administración de Empresas, Gestión de Operaciones, Gestión de Procesos, Mejora Continua, Gestión de Proyectos o áreas relacionadas.

Experiencia

• 5 años o más de experiencia profesional, preferiblemente en áreas de operaciones, procesos, servicios administrativos, mejora continua o posiciones afines.

• Experiencia liderando o coordinando operaciones administrativas y procesos de principio a fin, idealmente en organizaciones con múltiples áreas, clientes internos o altos volúmenes de operación.

Conocimientos y Habilidades Técnicas

• Gestión, análisis y mejora de procesos.

• Deseable conocimiento de Power BI u otras herramientas de Business Intelligence.

• Conocimiento de metodologías de mejora continua, gestión de proyectos y automatización de procesos.

• Capacidad para documentar procesos, establecer controles y diseñar mecanismos de seguimiento.

Información adicional

Horario Laboral: Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00 horas

Formato: Presencial

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