Senior Reception Specialist

Titel: Senior-Empfangskraft

Standort: 60329 Frankfurt am Main

Gehalt: €21.500 EUR pro Jahr

Vertrag: Unbefristet, Teilzeit

Schichten: 25 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag; 5-Stunden-Schichten im Zeitfenster von 09:00 bis 15:00 Uhr.

Pause: 30 Minuten

Arbeitsmodell: Vollständig vor Ort

Williams Lea sucht einen Senior Reception Specialist zur Verstärkung unseres Teams!

Williams Lea ist ein weltweit führender Anbieter technologiegestützter Geschäfts- und Marketingdienstleistungen. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, Prozesse durch robuste, skalierbare 24/7-Abläufe zu steuern und zu transformieren. Dabei verbinden wir fundiertes Fachwissen, Workflows mit integrierter, eigenständig agierender KI (Agentic AI) und ein globales Bereitstellungsmodell zu einem nahtlosen, technologiegestützten Erlebnis, bei dem menschliche Experten stets eingebunden sind („Human-in-the-Loop“). So verhelfen wir unseren Kunden zu herausragenden Geschäftsergebnissen.

Auf der Basis einer starken Tradition und exzellenter Kundenbeziehungen nutzen wir tiefgreifendes Branchenwissen, innovative Technologien und unser globales „Optishore™“-Bereitstellungsmodell, um Geschäftsprozesse zu planen, aufzubauen, umzusetzen und zu messen. Auf diese Weise fördern wir operative Agilität sowie die digitale Transformation – schnell und in großem Maßstab.

Williams Lea, ein Unternehmen von RRD, betreut Kunden in 20 Ländern auf vier Kontinenten und beschäftigt weltweit 15.000 Mitarbeiter.

Position Summary
Die leitende Empfangskraft ist für einen professionellen Empfang verantwortlich, serviceorientierten und reibungslosen Ablauf im Empfangsbereich verantwortlich. Die Position stellt einen freundlichen und verbindlichen ersten Kontakt für Besucher, Mandanten, Geschäftspartner und Mitarbeitende sicher und unterstützt die tägliche Organisation des Empfangs, der Besprechungsräume sowie ausgewählter administrativer Abläufe.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Schulausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste oder einschlägige Berufserfahrung im Empfang, in der Kundenbetreuung, im Gastservice, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren dienstleistungsorientierten Tätigkeit sind erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich. Mindestens B2 Level; empfehlenswert C2/C1 Level
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein verbindliches und gepflegtes Auftreten.
• Sicheres Kommunikationsvermögen im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Besucheraufkommen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln.
• Gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; Erfahrung mit Besucher- oder Raumbuchungssystemen ist von Vorteil.
• Bereitschaft, Materialien mit einem Gewicht von bis zu 10–15 kg zu bewegen.
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Professionalität.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Empfang und Besucherbetreuung

• Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern, Mandanten, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Anrufe, Nachrichten und allgemeiner Anfragen.
• Unterstützung bei Besucheranmeldung, Zutrittsregelungen, Ausweisausgabe und Parkkoordination gemäß den standortbezogenen Vorgaben.
• Sicherstellung einer verlässlichen Besetzung des Empfangsbereichs während der zugewiesenen Einsatzzeiten.
• Weiterleitung von Anliegen an die jeweils zuständigen internen Ansprechpartner.

Besprechungsraum- und Bewirtungsunterstützung

• Unterstützung bei der Reservierung und Koordination von Besprechungsräumen.
• Vorbereitung und Kontrolle der Besprechungsräume im Hinblick auf Ordnung, Sauberkeit und Einsatzbereitschaft.
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Getränken, Bewirtung und Besprechungsvorbereitungen nach Bedarf.
• Mitwirkung bei der Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes von Besprechungsräumen, Teeküchen und Gemeinschaftsflächen.
• Abstimmung mit internen Fachbereichen und externen Dienstleistern zur Unterstützung eines reibungslosen Ablaufs.

Administrative Unterstützung

• Unterstützung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Empfangsbetrieb.
• Pflege von Besucherlisten sowie Unterstützung bei alltäglichen Abstimmungs- und Organisationsaufgaben.
• Überblick über tagesaktuelle Termine und Raumnutzung zur Unterstützung eines geordneten Betriebsablaufs.
• Mitarbeit bei kurzfristigen Zusatzaufgaben und Unterstützung in Zeiten erhöhten Arbeitsaufkommens.

Verhalten und professionelle Standards

• Stets höfliches, verbindliches und repräsentatives Auftreten.
• Wahrung von Vertraulichkeit und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen.
• Professioneller Umgang mit einem internationalen Besucherkreis.
• Ruhige und sachliche Bearbeitung von Routineanliegen sowie rechtzeitige Einbindung der zuständigen Stelle bei komplexeren Fragestellungen.

Einsatz von KI bei Ihrer Bewerbung

Sie dürfen gerne KI-Tools nutzen, um sich über uns zu informieren, Ihren Lebenslauf oder Ihr Anschreiben zu optimieren und Vorstellungsgespräche zu üben. Bitte stellen Sie sicher, dass alle von Ihnen eingereichten Unterlagen Ihre tatsächlichen Fähigkeiten und Erfahrungen widerspiegeln.

Um die Fairness zu wahren, nutzen Sie KI bitte nicht, um Erfolge zu erfinden oder zu übertreiben, Assessments zu absolvieren (sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt ist) oder Antworten für Live-Vorstellungsgespräche zu generieren.

Vergütung und Zusatzleistungen

Wir unterstützen unsere Mitarbeitenden sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Als Teil unseres Engagements für Ihr Wohlbefinden bieten wir ein umfassendes Paket an Zusatzleistungen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, für einen globalen Arbeitgeber zu arbeiten, der jedem Einzelnen eine angenehme, herausfordernde und erfüllende Karriere mit Zukunftsperspektiven bieten möchte!

Chancengleichheit und Vielfalt

Das Unternehmen schätzt die Vielfalt, die eine heterogene Belegschaft in die Organisation einbringt, und diskriminiert nicht aufgrund von Alter, Behinderung, Geschlechtsumwandlung, Ehe und eingetragener Partnerschaft, Schwangerschaft und Mutterschaft, Rasse (einschließlich Hautfarbe, Nationalität sowie ethnischer oder nationaler Herkunft), Religion oder Weltanschauung, Geschlecht oder sexueller Orientierung (jeweils ein „geschütztes Merkmal“ im Sinne des Antidiskriminierungsrechts). Das Unternehmen diskriminiert nicht aufgrund anderer sachfremder Faktoren und fördert eine Unternehmenskultur, die von Offenheit, Fairness und Transparenz geprägt ist.

Wenn Sie eine Behinderung haben und Ihre Bewerbung lieber in einem anderen Format einreichen möchten oder eine angemessene Anpassung benötigen, um an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen zu können, kontaktieren Sie uns bitte unter careersatWL@williamslea.com (Bewerbungen werden an diese E-Mail-Adresse nicht entgegengenommen).

Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung: https://www.williamslea.com/privacy-statement

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Title: Senior Reception Specialist

Location: 60329 Frankfurt am Main

Salary: €21,500 EUR per annum

Contract: Permanent, Part time

Shifts: 25 hours per week, Monday to Friday, with 5-hour shifts scheduled between 09:00 and 15:00.

Break: 30 minutes

Work model: Fully onsite

Williams Lea seeks a Senior Reception Specialist to join our team!

Williams Lea is the leading global provider of tech-enabled business and marketing services helping clients manage and transform processes through resilient, scalable 24/7 operations. We combine deep expertise, agentic AI-embedded workflows, and a global delivery model into a tech-enabled, seamless human expert-in-the-loop experience that helps clients achieve superior business outcomes.

Built on a strong heritage and great client relationships, we harness deep industry expertise, emerging technology and our global “Optishore™” delivery model to plan, build, execute and measure business processes, driving operational agility and digital transformation at speed and scale.

Williams Lea, an RRD company, serves clients in 20 countries across four continents and has 15,000 employees worldwide.

Position Summary

The Senior Reception Specialist is responsible for delivering a professional and welcoming front-of-house experience for clients, visitors, and employees. The role supports the daily reception operation, visitor handling, meeting room coordination, and general workplace support to ensure a smooth and efficient office environment.

Job Qualifications

• High school diploma or equivalent required
• Initial experience in reception, hospitality, office support, workplace services, or a similar customer-facing environment is required
• Fluent in German and English (spoken and written) is required
• Strong customer service and communication skills
• Professional and friendly manner when dealing with internal stakeholders, clients, and visitors
• Good organizational skills and attention to detail
• Ability to manage routine tasks reliably and remain calm in a busy environment
• Basic proficiency in Microsoft Office; familiarity with visitor management or room booking systems is an advantage
• High level of reliability, professionalism, and service orientation

Key Responsibilities

Reception & Visitor Services

• Welcome visitors, clients, and employees in a professional and courteous manner
• Serve as a point of contact for front desk and general reception inquiries
• Handle incoming calls, emails, and visitor requests efficiently and professionally
• Support visitor check-in, access procedures, badge handling, and parking coordination in line with local site processes
• Maintain reception coverage during assigned business hours

Meeting Room & Hospitality Support

• Support conference room bookings and meeting room scheduling
• Assist with meeting room setup and readiness for internal and external meetings
• Support refreshments, catering coordination, and hospitality arrangements as required
• Help maintain conference rooms, pantry areas, and common spaces in a clean and presentable condition
• Liaise with internal teams and service providers to support a smooth meeting experience

Office & Administrative Support

• Provide day-to-day administrative and operational support related to reception activities
• Supporting the processing, allocation, and routing of local office invoices and coordinating with Accounts Payable
• Opening, scanning, distributing, and forwarding incoming physical mail, and coordinating local courier services
• Monitoring stock of office materials, ordering snacks and beverages, and ensuring they are presented in a premium way
• Proactively reporting facility and equipment issues to external vendors (e.g. building management, medicteach) or escalating to Office Management
• Assist with visitor lists, meeting coordination, and routine workplace tasks
• Monitor daily schedules and support workload coordination within the reception area
• Support ad-hoc tasks and peak-time coverage as required

Professional Conduct

• Demonstrate a polished, courteous, and service-oriented approach at all times
• Maintain confidentiality and discretion in all interactions
• Interact confidently and professionally with an international client base
• Respond to routine issues calmly and escalate more complex matters where appropriate

Using AI in your application

We’re happy for you to use AI tools to research us, polish your cv/cover letter, and practice interviews. Please make sure everything you submit reflects your authentic skills and experience.

To keep things fair, please don’t use AI to invent or exaggerate achievements, complete assessments (unless we say it’s allowed), or to generate live interview answers.

Rewards and Benefits

We believe in supporting our employees in both their professional and personal lives. As part of our commitment to your well-being, we offer a comprehensive benefits package.

You will also have the opportunity to work for a global employer who is dedicated to offering each and every employee an enjoyable, challenging and rewarding career with future career development prospects!

Equality and Diversity

The Company values the differences that a diverse workforce brings to the organisation and will not discriminate because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race (which includes colour, nationality and ethnic or national origins), religion or belief, sex or sexual orientation (each of these being a “protected characteristic” in discrimination law). It will not discriminate because of any other irrelevant factor and will build a culture that values openness, fairness and transparency.

If you have a disability and would prefer to apply in a different format or would like to make a reasonable adjustment to enable you to make an interview please contact us at careersatWL@williamslea.com (we do not accept applications to this email address).

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