M26311 Asistente Administrativo de Flotilla

CIMMYT es una organización internacional vanguardista y sin fines de lucro dedicada a resolver los problemas del mañana hoy mismo. Se encomienda en fomentar una mejor cantidad, calidad y confiabilidad de los sistemas de producción y cereales básicos como el maíz, el trigo, el triticale, el sorgo, el mijo y los cultivos asociados a través de la ciencia agrícola aplicada, especialmente en el Sur Global, mediante la construcción de sólidas alianzas.

Esta combinación mejora las trayectorias de subsistencia y la resiliencia de millones de agricultores pobres en recursos, al mismo tiempo que trabaja hacia un sistema agroalimentario más productivo, inclusivo y resistente dentro de los límites planetarios.

CIMMYT está buscando un personal dinámico, autónomo y orientado al servicio para el puesto de Asistente Administrativo de Flotilla, para nuestra sede en El Batán, Texcoco, México, a 45 minutos de la Ciudad de México.

El Asistente Administrativo de Flotillas es responsable de brindar soporte administrativo, financiero y operativo a la Unidad de Gestión de Flotillas. Su función es asegurar la correcta administración de los procesos relacionados con la flotilla vehicular, incluyendo la facturación de servicios, la gestión del ciclo de vida de los vehículos, el control financiero, el cumplimiento normativo, la administración de activos y la coordinación de las operaciones. Asimismo, contribuye a la prestación eficiente de los servicios de transporte, garantizando el cumplimiento de las políticas institucionales, los controles financieros y los procedimientos establecidos para la gestión de la flotilla.

Principales responsabilidades

• Analizar, integrar y emitir las pólizas de ingresos por servicios de transporte ejecutivo y cargos por servicios internos, asegurando la correcta asignación de costos a los ICC y usuarios correspondientes.
• Gestionar los trámites administrativos de la flotilla vehicular para la Sede, Estaciones Experimentales y Hubs, incluyendo altas, bajas, cambios de placas, licencias de conducir, pago de derechos e impuestos, permisos y demás gestiones requeridas para el cumplimiento normativo.
• Administrar y controlar la documentación relacionada con los saldos TAT, asegurando su correcta integración, conciliación y disponibilidad para auditorías y arqueos.
• Preparar la documentación para la baja de vehículos en el sistema de activos fijos, incluyendo ventas internas, ventas externas e indemnizaciones por siniestros.
• Elaborar y dar seguimiento a las solicitudes de aprobación de compras CAPEX de acuerdo con las necesidades operativas del área de Fleet Management.
• Brindar soporte operativo a las actividades de gestión de flotillas y fungir como respaldo del equipo cuando sea necesario.
• Mantener actualizada la base de datos maestra de asignación de vehículos, garantizando la integridad y precisión de la información.
• Coordinar y administrar la documentación necesaria para los distintos trámites relacionados con los vehículos, asegurando que esté completa y vigente.
• Coordinar con el área de Recursos Humanos el registro y seguimiento de nuevos colaboradores que requieran autorización para conducir vehículos institucionales, incluyendo evaluaciones y pruebas de manejo.
• Administrar y resguardar los archivos físicos y digitales del área, garantizando el adecuado control de la documentación e integración de facturas.
• Realizar otras actividades y proyectos especiales asignados por el supervisor inmediato.

Requisitos

• Licenciatura en Administración, Logística, Cadena de Suministro, Finanzas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carrera afín.
• Mínimo 3 años de experiencia en administración de flotillas, logística, operaciones administrativas o áreas relacionadas.
• Manejo de ERP (SAP, Oracle o similar) y Excel avanzado.
• Conocimientos en administración de flotillas, control de activos, compras y seguimiento de presupuestos (CAPEX) son deseables.
• Habilidades de organización, análisis, atención al detalle y manejo de múltiples prioridades.
• Excelente comunicación, orientación al servicio, trabajo en equipo e integridad.

CIMMYT Ofrece un atractivo paquete de compensación y apoyo para el desarrollo Profesional. Adicional a las prestaciones contempladas por las leyes mexicanas; incluye aguinaldo (40 días), prima vacacional (56%), vacaciones (15 días), vales de despensa, prestaciones sociales mexicanas (IMSS, SAR/Infonavit). Adicional ofrecemos Seguro de Vida y Gastos Funerarios.

Otros beneficios:

• Comedor de empleados.
• Amenidades como: gimnasio alberca, canchas de futbol.
• Transporte de CDMX - Texcoco - CDMX