Операционный менеджер, Школа компьютерных наук и искусственного интеллекта

Описание компании

Описание вакансии

1. Взаимодействует со структурными подразделениями Университета и дочерними организациями по вопросам инфраструктуры.
2. Подготавливает необходимую документацию, организует и проводит информационные презентации по вопросам инфраструктуры для работников Школы.
3. Собирает и обрабатывает запросы преподавателей и работников Школы для включения в прямые заявки Школы при формировании/корректировке бюджетов дочерних организаций.
4. Оказывает консультационную, методическую и практическую помощь работникам Школы по вопросам взаимодействия с дочерними организациями в рамках своей компетенции.
5. Ведет служебную переписку в рамках своих функциональных обязанностей.
6. Участвует в процессе формирования бюджетной заявки и Инвестиционного плана Школы в части инфраструктурной деятельности на соответствующий финансовый год и среднесрочный период, включая сбор, подготовку подтверждающих документов и консолидацию информации на уровне Школы.
7. Организует, обеспечивает и внедряет эффективную систему управления помещениями Школы, включая создание новых лабораторий.
8. Обеспечивает организацию закупок и осуществляет мониторинг исполнения плана закупок Школы (товары, работы и услуги) по инфраструктурным направлениям посредством взаимодействия с дочерними организациями.
9. Осуществляет мониторинг и взаимодействует с соответствующими службами и структурными подразделениями Университета для обеспечения бесперебойной работы инженерных сетей (электроснабжение, вентиляция, отопление и др.) для надлежащего функционирования Школы.
10. Координирует организацию рабочих мест сотрудников (первичное размещение, перемещение, приобретение ИТ-оборудования, устранение неисправностей), а также использование помещений Школы.
11. Оказывает практическую помощь работникам и студентам Школы по вопросам использования учебных и офисных помещений.
12. Обеспечивает эффективное использование аудиторного фонда и офисных помещений Школы, а также осуществляет контроль за их использованием.
13. Координирует вопросы безопасности и охраны труда в учебных аудиториях и офисных помещениях Школы.
14. Обеспечивает эффективное использование ИТ-оборудования Школы, а также осуществляет мониторинг его использования.
15. Вносит предложения по совершенствованию использования учебных аудиторий, офисных помещений, ИТ-оборудования и бюджетных средств Школы.
16. Участвует в реализации стратегических и операционных планов Школы в рамках своей компетенции.
17. Участвует в разработке мероприятий по оптимизации бизнес-процессов в рамках своих функциональных обязанностей.
18. Участвует в разработке и согласовании с уполномоченными структурными подразделениями Университета методик, правил и процедур по курируемому направлению деятельности.
19. Обеспечивает соблюдение внутренних документов Университета в рамках своей компетенции и выполнение рекомендаций аудита.
20. Участвует в разработке проектов договоров и дополнительных соглашений, инициируемых Школой, а также осуществляет последующий мониторинг их исполнения.
21. Оказывает административную поддержку мероприятиям, проектам и событиям, финансируемым школой;
22. Участвует в процессах выявления, оценки, управления и мониторинга рисков по курируемому направлению деятельности.
23. Временно исполняет обязанности (замещает) другого Менеджера в период его/ее временного отсутствия (до одного месяца).
24. Своевременно и надлежащим образом выполняет поручения непосредственного руководителя и руководства Университета.
25. Соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Работодателя.
26. Несет ответственность за соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.
27. Несет ответственность за обеспечение сохранности служебных документов, предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и служебной информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя.
28. В случае увольнения обеспечивает своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации и материальных ценностей другому работнику по указанию непосредственного руководителя с оформлением акта приема-передачи.

Требования к квалификации

Higher professional education, preferably from institutions where English is the language of instruction.
Preferred fields of study:

- Business Administration;

- Management;

- Finance and Procurement;

- Engineering and Technical;

- Project Management;

- Information Technologies

Minimum of one year of experience if holding a bachelor’s degree in a relevant field.

Дополнительная информация

Требования к квалификации

Высшее профессиональное, желательно в высших учебных заведениях с преподаванием на английском языке.

Приоритетные направления специальностей:

- деловое администрирование;

- менеджмент;

-финансы и закупки,

-инженерия или техническое,

-проектный менеджмент,

-информационные технологии.

Минимум 1 год со степенью бакалавра.

Дополнительная информация

Знания:

• Знание законодательства Республики Казахстан в сфере образования;
• опыт работы с представителями различных культур;
• знания проектного менеджмента и бюджетирования;
• владение ПК и офисными пакетами ПО на расширенном уровне

Навыки и компетенции:

• Приверженность целям и ценностям Университета;
• управленческие навыки;
• развитые навыки ведения переговоров;
• аналитические способности;
• навыки подготовки аналитических записок;
• коммуникабельность;
• ответственность;
• умение работать индивидуально и в команде;
• умение решать проблемы и навыки определения приоритетности задач;
• способность достичь цель в указанные сроки;
• стрессоустойчивость;
• творческие способности и развитые навыки письменной речи.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values