Προϊστάμενος/η Τμήματος Αρχείου

Περιγραφή

H Δικηγορική Εταιρεία Σιούφας & Συνεργάτες, η μεγαλύτερη εταιρεία στον κλάδο της, με παρουσία στην Αθήνα, Πάτρα, Θεσσαλονίκη και Βουκουρέστι, δραστηριοποιείται στην παροχή νομικής υποστήριξης από το 1999. Στο πελατολόγιο της συγκαταλέγονται οι μεγαλύτερες ελληνικές και πολυεθνικές εταιρίες από όλους τους κλάδους της οικονομίας.

Σκοπός Θέσης:

Η θέση του/της Προϊστάμενου/ης Τμήματος Αρχείου αφορά την οργάνωση, εποπτεία και βελτιστοποίηση όλων των διαδικασιών διαχείρισης του φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου της εταιρείας, καθώς και τη διοίκηση της σχετικής ομάδας. Ο/Η κάτοχος της θέσης οφείλει να εξασφαλίζει την εύρυθμη λειτουργία του τμήματος, σύμφωνα με τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τα πρότυπα ποιότητας της εταιρείας.

Κύριες Αρμοδιότητες:

• Καθορισμός στόχων τμήματος, προγραμματισμός εργασιών και παρακολούθηση επίτευξής τους.
• Συντονισμός της ομάδας αρχειοθέτησης και επίβλεψη όλων των διαδικασιών: σάρωση, φυσική και ψηφιακή αρχειοθέτηση, επιστροφή και καταστροφή εγγράφων.
• Διαχείριση εξωτερικών ενεργειών (παραλαβή – αποστολή εγγράφων, τιμολογίων κ.λπ.).
• Εφαρμογή και έλεγχος της τήρησης των διαδικασιών και εσωτερικών κανονισμών της εταιρείας.
• Αξιολόγηση της απόδοσης των συνεργατών του τμήματος και καθοδήγησή τους με σκοπό τη διαρκή βελτίωση και ανάπτυξη.
• Συστηματική παρακολούθηση δεικτών απόδοσης (KPIs) και ποιοτικός έλεγχος εργασιών.
• Συμμετοχή σε εσωτερικές συναντήσεις και επικοινωνία με πελάτες ή προμηθευτές σε θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητες του τμήματος.
• Ενημέρωση της Διοίκησης για την πορεία και τα αποτελέσματα του τμήματος, με εισηγήσεις για διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειες.
• Εισήγηση προτάσεων αυτοματοποίησης και διαδικαστικών βελτιώσεων.

Απαραίτητα Προσόντα:

• Πτυχίο Ανώτατου Εκπαιδευτικού Ιδρύματος (ΑΕΙ/ΤΕΙ), κατά προτίμηση σε Βιβλιοθηκονομία ή Διοίκηση Επιχειρήσεων.
• Τουλάχιστον 5 έτη εμπειρίας σε αντίστοιχη θέση, εκ των οποίων τουλάχιστον 2 έτη σε διαχείριση ομάδας.
• Άριστη γνώση εφαρμογών MS Office και οικειότητα με πληροφοριακά συστήματα (CRM, Help Desk).
• Άρτια οργανωτική και διοικητική αντίληψη, καθώς και ικανότητα πειθαρχημένης εφαρμογής διαδικασιών.

Επιθυμητά Προσόντα:

• Καλή γνώση της αγγλικής γλώσσας.
• Εμπειρία σε εργασιακό περιβάλλον με αυστηρή τήρηση προθεσμιών και υψηλό όγκο εγγράφων.

Απαραίτητες Δεξιότητες:

• Ικανότητα ηγεσίας και παρακίνησης ομάδας με επαγγελματικό ήθος και αυστηρή προσήλωση στους στόχους.
• Ικανότητα διαχείρισης χρόνου και οργάνωσης σύνθετων εργασιών με ακρίβεια και μεθοδικότητα.
• Αναλυτική σκέψη, αποφασιστικότητα και υπευθυνότητα στην ανάληψη πρωτοβουλιών.
• Προσαρμοστικότητα σε απαιτητικές και μεταβαλλόμενες συνθήκες εργασίας.
• Προσανατολισμός στην ποιότητα, την ασφάλεια των δεδομένων και την τήρηση των κανονιστικών πλαισίων.

• Ανταγωνιστικές αποδοχές.
• Πρόσθετες ανταμοιβές για την επίτευξη στόχων.
• Ιδιωτική ασφάλιση υγείας.
• Συνεχή εκπαίδευση και υποστήριξη.
• Προοπτικές εξέλιξης σε ένα σύγχρονο και δυναμικό περιβάλλον.