Gallery Assistant(e) H/F

Almine Rech est une galerie d'art internationale implantée à Paris, Bruxelles, Londres, New York, Shanghai et Monaco, qui représente des artistes modernes et contemporains.

Almine Rech recherche actuellement un(e) Gallery Assistant(e) H/F.

Le/La Gallery Assistant(e) accompagne l'équipe de la galerie dans l'ensemble des opérations quotidiennes, des tâches administratives et pré et post sales. Il/elle est amené(e) à interagir régulièrement avec les collectionneurs et les équipes des différentes galeries du groupe.

Il/elle participe à la coordination des événements organisés par la galerie et des foires d'art, prépare des dossiers de vente et de recherche, gère les certificats d'authenticité, établit les contrats de consignation et supervise la bibliothèque ainsi que le stock des publications proposées à la vente.

Le/La Gallery Assistant(e) est également chargé(e) de mettre à jour les systèmes d'information de la galerie (téléchargement d'images et de documents) ainsi que d'assister l'équipe dans le traitement des demandes collectionneurs.

Accueil et administration

• Assurer l'ouverture et la fermeture de la galerie.
• Accueillir les visiteurs, annoncer leur arrivée aux équipes, gérer le standard téléphonique et la boîte e-mail générale.
• Comptabiliser quotidiennement la fréquentation de la galerie et transmettre aux Directeurs les informations relatives aux visiteurs et collectionneurs clés.
• Commander les fournitures de bureau et de la librairie.
• Répondre au téléphone, gérer les courriers et les e-mails, organiser les rendez-vous et les événements avec les artistes, fournisseurs, clients ou visiteurs.
• Assurer la vente des ouvrages et produits de la galerie et mettre à jour les stocks.
• Préparer les rapports mensuels des ventes de la librairie à destination du Gallery Manager.
• Gérer et inventorier les ressources documentaires de la galerie et des réserves, y compris les archives numériques, en veillant à l'exactitude et à l'actualisation des informations (images, communiqués de presse, biographies d'artistes, provenances, correspondances, fiches d'exposition, etc.).

Missions opérationnelles

• Préparer les dossiers de vente, d'exposition et de foires d'art destinés aux équipes commerciales et aux collectionneurs, ainsi qu'à leur indexation pour un archivage efficace.
• Assurer la conservation et l'organisation des certificats d'authenticité et produire des copies destinées aux clients et aux archives de la galerie.
• Assister les Directeurs et la Gallery Manager dans l'organisation d'événements liés aux foires et aux expositions (vernissages, conférences, visites privées, dîners clients, déplacements et hébergements des artistes et collaborateurs).
• Participer à la formation et au suivi des stagiaires 
• Mener une vieille sur les artistes de la galerie

Gestion des systèmes d'information

• Assurer la mise à jour quotidienne d’Art Logic sur l’ensemble des axes (contacts, œuvres, artistes)
• Assurer la mise à jour quotidienne des bases de données de la galerie (saisie de données, téléchargement de documents et d'images, gestion des calendriers et des contacts).
• Garantir l'exactitude et la mise à jour des contenus du site internet et des différentes outils ( Defiris, Artsy, Artnet, Ocula).
• Intégrer les prix publics des œuvres dans Artlogic conformément aux conditions de consignation et aux directives des équipes (directeurs, coordinatrices ou gallery manager)
• Établir et classer les contrats de consignation et les conventions de prêt, sous la supervision du Gallery Manager et selon les instructions des Directeurs (Artist Liaisons).
• Effectuer des recherches sur les artistes et les œuvres afin d'enrichir les archives documentaires de la galerie.

Gestion des archives

• Organiser et inventorier les archives afin de les rendre accessibles aux équipes et aux clients.
• Gérer et mettre à jour les inventaires numériques conformément aux procédures de classement.
• Effectuer des recherches historiques afin de sélectionner et préserver les archives destinées à une conservation à long terme.
• Participer à l'amélioration continue des procédures d'archivage et de gestion documentaire.
• Gérer l’inventaire et l’organisation de la bibliothèque

Cette liste de missions n’est pas limitative elle pourra être agrémentée et adaptée en fonction de l’organisation et de l’activité.

Profil

• Expérience exigée d'au moins 2 ans dans un poste similaire dans une galerie 
• Fiabilité, réactivité, autonomie et polyvalence,
• Sens de l’initiative et du service,
• Rigueur, pragmatisme et efficacité,
• Enthousiasme, intérêt pour les arts,
• Connaissances des logiciels : Artlogic, Sketchup, suite Microsoft office,
• Français et Anglais courant indispensables.

Avantages

• Tickets restaurant d'une valeur de : 11,97€ (prise en charge par l’employeur = 60%),
• Chèques cadeaux/vacances en fin d'année,
• Abonnement Wellpass (anciennement Gymlib) (abonnement avec des tarifs préférentiels),
• Mutuelle d'entreprise (pris en charge à 50%),
• Remboursement de transport à hauteur de 60%,
• Indemnité Forfait mobilité durable.