Executive Assistant

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Position: Executive Assistant- Permanent Full- Time

The Asia Pacific Foundation of Canada (APF Canada) is an independent not-for-profit organization focused on Canada’s relations with Asia. Our mission is to enable Canadians to understand, connect with, and succeed in Asia through research, education, convening, and initiatives that strengthen Canada-Asia engagement.

APF Canada is seeking a permanent, full-time Executive Assistant to provide comprehensive executive, administrative, and logistical support to the Vice-President, Research. The Executive Assistant will work closely with internal teams and external stakeholders, including senior government officials, academics, research institutions, partners, and other high-profile contacts in Canada and internationally.

The role involves managing the Executive’s calendar and meetings, coordinating domestic and international travel, preparing correspondence and briefing materials, facilitating communications, and ensuring timely follow-up on priorities, action items, and deadlines.

Key responsibilities include coordinating meetings and schedules; preparing agendas, minutes, correspondence, and meeting materials; arranging travel and processing expenses; supporting communications with internal and external stakeholders; providing logistical support for events, roundtables, and workshops; assisting with grant and fellowship administration; and maintaining organized records and electronic filing systems.

Candidates should have exceptional organizational and time-management skills, strong written and verbal communication skills, excellent attention to detail, and the ability to manage multiple competing priorities. The ideal candidate will demonstrate strong judgment, professionalism, and discretion when handling confidential and executive-level information, as well as cultural awareness and sensitivity when engaging with diverse and international stakeholders.

Advanced proficiency in Microsoft Office, including Outlook, Word, Excel, and PowerPoint, is required, along with strong calendar management, scheduling, document management, electronic filing, and virtual meeting platform skills. Previous experience providing executive-level or senior administrative support and managing complex calendars, meetings, travel, and expenses is required.

Please review the full Job Description on APF Canada’s website for complete details regarding the position, responsibilities, and qualifications. [Click here to access complete details.]

Eligibility and Work Arrangement

Applicants must be legally entitled to work in Canada at the time of application. The successful candidate will be based in Vancouver under a hybrid work arrangement and is required to work in the office a minimum of three days per week. Regular working hours are Monday to Friday during standard office hours; however, occasional flexibility to work outside regular office hours and on weekends may be required.

Compensation

The annual base salary range for this position is $64,000 to $68,000. Depending on a combination of factors, including the candidate’s relevant experience and level of expertise, the target pay for this role is no more than the midpoint of the range.

APF Canada also offers a comprehensive extended health benefits package, including vision and dental care, paramedical services, telemedicine, Registered Retirement Savings Plan (RRSP) matching contributions, and an Employee & Family Assistance Program (E&FAP), among other benefits.

How to Apply

Applicants must submit the following documents merged into ONE PDF file. Incomplete applications will not be considered:

• One-page Cover Letter outlining your interest in and suitability for the role
• Résumé detailing your education, skills, and professional experience
• Names, titles, email addresses, and phone numbers for two professional references. References will only be contacted for shortlisted candidates.

The application deadline is October 8, 2026. Applications will be reviewed on a rolling basis, and applicants are encouraged to apply early. The posting may close before the stated deadline if the position is filled.

Please add notifications@app.bamboohr.com to your contact list to ensure you receive correspondence regarding your application.

APF Canada recognizes AI as a tool that can support candidates during the job-search process, including for purposes such as polishing resumés. All applications are reviewed by a human. If selected for an interview, candidates are expected to participate without the use of AI tools so that we can assess their individual skills, experience, and ideas.

APF Canada is committed to equitable employment practices and respects the privacy and confidentiality of all applicants. Only candidates selected for an interview will be contacted.

La Fondation Asie Pacifique du Canada (FAP Canada) est une organisation indépendante à but non lucratif qui se consacre au renforcement des relations entre le Canada et l'Asie. Notre mission est de permettre aux Canadiennes et aux Canadiens de mieux comprendre l’Asie, d’y tisser des liens et d’y réussir grâce à la recherche, à l’éducation, au rassemblement d’acteurs et d’actrices clés et à des initiatives qui renforcent l’engagement du Canada en Asie. 

La FAP Canada est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe de direction à temps plein pour un poste permanent. La personne titulaire du poste fournira un soutien complet à la vice-présidence, Recherche, sur les plans administratif, exécutif et logistique. Elle travaillera étroitement avec les équipes internes et les intervenants externes de la FAP Canada, notamment des hauts fonctionnaires, des universitaires, des établissements de recherche, des partenaires et d’autres contacts de haut niveau, au Canada et à l’international. 

Le poste comprend notamment la gestion de l’agenda et des réunions de la vice-présidence, la coordination des déplacements au Canada et à l’étranger, la préparation de la correspondance et de documents d’information, la facilitation des communications ainsi que le suivi des priorités, des mesures à prendre et des échéances. 

Les principales responsabilités comprennent la coordination des réunions et des horaires; la préparation des ordres du jour, des procès-verbaux, de la correspondance et des documents de réunion; l’organisation des déplacements et le traitement des frais; le soutien aux communications avec les intervenants internes et externes; le soutien administratif et logistique aux événements, aux tables rondes et aux ateliers; l’appui à l’administration des subventions et des bourses; ainsi que le maintien de dossiers organisés et de systèmes de classement électronique efficaces. 

La personne candidate doit posséder d’excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, de solides aptitudes à la communication écrite et orale, un grand souci du détail ainsi que la capacité de gérer simultanément plusieurs priorités concurrentes. La personne idéale fera preuve d’un jugement sûr, de professionnalisme et de discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels et destinés à la haute direction. Elle démontrera également une sensibilité culturelle et politique dans ses interactions avec des intervenants diversifiés et internationaux. 

Une maîtrise avancée de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint, est requise. La personne candidate doit également posséder de solides compétences en gestion d’agenda, en planification, en gestion documentaire, en classement électronique et en utilisation de plateformes de réunion virtuelle. Previous
experience providing executive-level or senior administrative support and managing complex calendars, meetings, travel, and expenses is required. 

Veuillez consulter la description de poste complète sur le site Web de la FAP Canada pour obtenir tous les renseignements sur le poste, les responsabilités et les qualifications. [Cliquez ici pour consulter tous les détails.] 

Admissibilité et modalités de travail 

Les candidates et candidats doivent être légalement autorisés à travailler au Canada au moment de soumission leur candidature. La personne retenue sera basée à Vancouver, en Colombie-Britannique, et travaillera selon un mode hybride. Elle devra travailler au bureau au moins trois jours par semaine. Les heures normales de travail sont du lundi au vendredi, pendant les heures normales de bureau. Toutefois, ce poste exige des déplacements fréquents au Canada et à l’étranger. Ces déplacements peuvent nécessiter une certaine souplesse, notamment le travail à l’extérieur des heures normales de bureau et les fins de semaine. 

Rémunération et avantages sociaux 

La fourchette salariale pour ce poste se situe entre 64 000 $ et 68 000 $. L’offre salariale sera déterminée en fonction de l’expérience et du niveau d’expertise, , la rémunération cible pour ce poste ne dépassera pas le point médian de la fourchette salariale. 

La FAP Canada propose également un ensemble complet de prestations de santé complémentaires, incluant des soins visuels et dentaires, des services paramédicaux, de la télémédecine, une contribution équivalente au régime enregistré d'épargne-retraite (REER), ainsi qu'un programme d'aide aux employés et à leur famille (PAEF). 

Modalités de candidature 

Les candidat(e)s doivent soumettre les documents suivants FUSIONNÉS dans un seul fichier PDF : Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération : 

• Une lettre de motivation d'une page décrivant leur intérêt pour le poste et leurs qualifications pertinentes; 

• Un curriculum vitæ détaillant leur formation, leurs compétences et leur expérience professionnelle ; 

• Le nom, le titre et les coordonnées (l’adresse courriel et le numéro de téléphon) de deux références professionnelles. Les références ne seront contactées qu’en cas de présélection. 

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception. Nous encourageons donc les personnes intéressées à soumettre leur candidature dès que leur dossier est prêt. Veuillez noter que l’annonce pourrait être retirée avant la date limite si le poste est pourvu. 

Veuillez ajouter notifications@app.bamboohr.com à votre liste de contacts afin de recevoir notre correspondance. 

À la FAP Canada, nous reconnaissons que l'IA peut constituer un outil utile dans le cadre du processus de recherche d’emploi, notamment pour peaufiner un curriculum vitæ. Toutefois, toutes les candidatures sont examinées par une personne. Si vous êtes sélectionné·e pour une entrevue, nous vous demandons de ne pas utiliser d’outils d’IA pendant celle-ci, afin que nous puissions évaluer vos compétences, votre expérience et vos idées de façon individuelle. 

La FAP Canada s’engage à adopter des pratiques d’emploi équitables et à respecter la vie privée ainsi que la confidentialité de toutes les personnes candidates. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.