Coordenador Administrativo/Facilities

Coordenar as operações de Facilities da empresa, assegurando o pleno funcionamento do escritório corporativo e das lojas, por meio da gestão de infraestrutura, manutenção predial, fornecedores, compras, eventos corporativos e serviços administrativos, garantindo elevados níveis de qualidade, eficiência operacional, controle de custos e suporte às áreas de negócio.
Será responsável por liderar parceiros e prestadores de serviços, garantindo a execução das atividades dentro dos padrões de qualidade, compliance e políticas corporativas da empresa.

Principais Responsabilidades/Atividades

Administrativo

• Gestão de contratos e SLAs com fornecedores
• Suporte às lojas âmbito nacional quanto ao suprimento de material de escritório
• Criar processos claros de solicitação de material e outros procedimentos de facilities que envolvam:
• Solicitação
• Aprovação
• Entrega
• Gestão de processos de facilites e acompanhamento das execuções em eventos corporativos garantindo aderência a cultura e fazendo a gestão de custos
• Gestão e acompanhamento dos processos de manutenção predial e compras de suprimentos do escritório corporativo
• Coordenar emissão de passagens e hotéis, garantindo a política de viagens e otimização de custo, propondo melhorias operacionais e fornecendo análises gerenciais
• Gerir equipe, definir rotinas e prioridades, processos, garantir informação, treinamentos e avaliar performance

Eventos Corporativos

• Planejar, coordenar e executar eventos corporativos, reuniões, convenções, treinamentos, inaugurações de lojas, ações de integração e eventos institucionais.
•  Gerenciar fornecedores, contratos, cronogramas e orçamento dos eventos.
• Garantir a excelência na experiência dos participantes e o cumprimento dos padrões da marca.

Manutenção Predial

• Coordenar serviços de manutenção preventiva e corretiva do escritório.
• Gerenciar contratos de manutenção elétrica, hidráulica, ar-condicionado, mobiliário e infraestrutura.
• Garantir condições adequadas de segurança e conservação das instalações.

Compras Administrativas

• Coordenar a aquisição de materiais de escritório, insumos operacionais e materiais de consumo.
•  Gerenciar compras de materiais para lojas próprias, garantindo abastecimento adequado.
• Negociar com fornecedores buscando melhor custo-benefício e qualidade.
• Monitorar níveis de estoque de materiais administrativos.

Gestão de Viagens Corporativas

• Coordenar toda a operação de viagens corporativas nacionais e internacionais.
• Gerenciar agência de viagens, reservas, hospedagens, locação de veículos e transporte executivo.
• Garantir conformidade com a política de viagens da empresa.
• Buscar oportunidades de otimização de custos.

Gestão de Budget

• Elaborar e controlar o orçamento anual de Facilities.
• Monitorar despesas operacionais.
• Identificar oportunidades de redução de custos.
• Acompanhar forecasts e indicadores financeiros da área.

Governança e Compliance

• Garantir aderência às políticas corporativas.
• Assegurar conformidade com normas legais, segurança patrimonial e procedimentos internos.
• Apoiar auditorias internas e externas relacionadas à área.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS

• Experiência em Facilities Corporativo.
• Gestão de fornecedores.
• Coordenação de eventos corporativos.
• Gestão de manutenção predial.
• Compras administrativas.
• Gestão de contratos.
• Controle orçamentário.
• Excel Avançado
• Pacote Office
• Power BI (desejável)
• Gestão de contratos
• Negociação com fornecedores
• Gestão orçamentária
• Facilities Management
• Gestão de projetos
• Vivência em empresas de varejo ou multinacionais será considerada diferencial.

 

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Comunicação assertiva e transparente
• Flexibilidade
• Liderança
• Resiliência
• Relacionamento interpessoal
• Proatividade e iniciativa;
• Visão analítica e foco em resultado

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