Asistente de Operaciones para Plataformas LACRO

Resumen del puesto:  

Brindará servicio en la entrega diaria de actividades administrativas atentas, efectivas y eficientes en apoyo de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Brindará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos para ayudar a asegurar efectividad operativa en apoyo a programación de alta calidad.

 Responsabilidades del puesto: 

La posición dividirá su nivel de esfuerzo (LOE) entre las diferentes plataformas/áreas/iniciativas regionales realizando las responsabilidades sean requeridas dentro de los diferentes países de la región (Guatemala, México, Honduras, El Salvador, Nicaragua, Haití)

• Facilitar comunicación y coordinación con todos los miembros del equipo de proyectos multipaís p, regional y personal relevante en otros países/proyectos/plataformas/equipos e interesados externos según sea el caso.
• Preparar documentos transaccionales y apoyar procesos administrativos generales, incluyendo el procesamiento de requisiciones de compra, recepción de bienes y servicios, verificación de la documentación correspondiente en coordinación con las áreas responsables, autorizaciones y anticipos de viaje, reservas de hotel, seguimiento de pagos y entregables, planillas de entrega de materiales y participación, así como seguimiento del plan de compras con el equipo técnico, entre otros. 
• Mantener un control actualizado y ágil de los gastos relacionados con compras realizadas, adquisición de servicios y consultorías, fechas de entrega de productos, así como dar seguimiento al procesamiento de pagos y documentación necesaria. 
• Compilar información, realizar ingreso de datos y verificar la exactitud y actualización de registros relacionados con procesos administrativos y operativos, incluyendo bases de datos, listas de seguimiento, registros, formularios y otros controles administrativos requeridos.
• Coordinar la logística de eventos de alto nivel, reuniones, capacitaciones, materiales y actividades realizadas de acuerdo con las diferentes solicitudes, virtuales y presenciales, incluyendo creación y envío de invitaciones con enlaces de reunión y coordinación de intérpretes para sesiones de trabajo según sea requerido. 
• Programar y coordinar reuniones, citas y otras actividades administrativas, incluyendo la preparación y distribución de invitaciones, enlaces, agendas, materiales y documentación relacionada.
• Asistir a reuniones/eventos donde se requiera, cuando sea necesario para apoyo logístico y/o administrativo.
• Actualizar al equipo técnico del proyecto sobre información de procesos administrativos, cuando se requiera.
• Apoyar arreglos de viaje y logísticos para personal, visitas nacionales, regionales e internacionales.
• Proporcionar apoyo en procesos administrativos especializados, incluyendo elaboración, digitación, revisión y formato de documentos; traducciones cuando sean requeridas; elaboración de cartas, memos y correspondencia administrativa; registro y transcripción de minutas; recepción, envío y distribución de documentación y correspondencia; y organización y mantenimiento actualizado del archivo electrónico relevante de las plataformas y oficina regional.
• Otras atribuciones relacionadas al puesto.

 Relaciones laborales clave:  

Internas: Especialista de Operaciones y Finanzas de Plataformas, Equipo de plataformas regionales, oficina regional e iniciativas, Equipos de Operaciones de CP, HQ GSCM y GPR, DRD/Ops, DRD/PQ, RD, Asesor Regional de GSCM, Gerente de Operaciones de LACRO para plataformas, BD y Oficina Regional. Equipo de Servicios Compartidos globales.

Externas:  Personal de organizaciones socias, proveedores de bienes y servicios, consultores.

Educación y Experiencia

• Diploma de educación secundaria requerido. Diploma profesional, certificado, cursos o estudios adicionales en Administración o áreas relacionadas son preferidos. Educación adicional relevante puede sustituir parte de la experiencia requerida.
• 1–3 años de experiencia laboral en un ambiente de oficina desempeñando funciones administrativas o de apoyo operacional. Experiencia con una ONG local o internacional es una ventaja. Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de dato y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
• Experiencia con digitación/procesadores de palabra, ingreso de datos en bases de datos y formularios en línea y trabajar con varios equipos de oficina.
• Experiencia en paquete de MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Visio) y sistemas de información gerencial. Dominio de Word.

Habilidades Personales

• Buenas habilidades en la administración del tiempo con capacidad de trabajar en varias tareas.
• Fuerte orientación al servicio al cliente con buenas habilidades de comunicación e interpersonales.
• Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.

Idiomas requeridos: Español e Ingles intermedio.

Viajes: se requiere un 15% del tiempo laboral para viajes dentro de la región. 

Competencias de la Agencia (para todo el personal de CRS) 

Estas competencias están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizadas por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y alcanzar los resultados deseados. 

•            Integridad 

•            Mejora Continua e Innovación 

•            Construye Relaciones 

•            Desarrolla Talento 

•            Mentalidad Estratégica 

•            Rendición de Cuentas y Administración 

Catholic Relief Services is the official international humanitarian agency of the Catholic community in the United States. Catholic Relief Services works to save, protect, and transform lives in need in more than 100 countries, without regard to race, religion or nationality.  Catholic Relief Services’ relief and development work is accomplished through programs of emergency response, HIV, health, agriculture, education, microfinance, and peacebuilding.  We welcome as a part of our staff people of all faiths and secular traditions who share our values and our commitment to serving those in need. CRS’ processes and policies reflect our commitment to safeguarding children and vulnerable adults from abuse and exploitation.

CRS welcomes candidates from the countries and regions in which we work. In the event the successful candidate is an expatriate, the anticipated duration of the assignment is informed by a term limit, based on the type and level of the job and the needs of the agency.

CRS is committed to safeguarding program participants, community members, staff and volunteers from all forms of exploitation and abuse.  The successful candidate is expected to sign and adhere to CRS´ Code of Conduct.

CRS talent acquisition procedures reflect our commitment to safeguarding the rights and dignity of all people - especially children and vulnerable adults - to live free from abuse and harm.

Disclaimer:  This job description is not an exhaustive list of the skill, effort, duties, and responsibilities associated with the position. 

CRS is an Equal Opportunity Employer.