Asistente de Administrativa

Job Description

Propósito del Puesto

Responsable de apoyar y entregar un soporte eficiente en las labores administrativas del  departamento de administración de la institución. Principalmente gestionando las solicitudes de compras y pagos de los departamentos

Principios ISP

Comenzamos con nuestros niños y estudiantes
Nuestros niños y estudiantes son el centro de todo lo que hacemos. Simplemente, su éxito es nuestro éxito. El bienestar y la seguridad son esenciales tanto para los estudiantes como para el aprendizaje. Por ello, somos constantes en la identificación de posibles riesgos relacionados con la protección infantil (Safeguarding) y la Salud y Seguridad, actuando y dando seguimiento adecuado a cualquier situación o preocupación detectada.

Tratamos a todos con cuidado y respeto
Nos cuidamos mutuamente, valoramos nuestras similitudes y diferencias, y promovemos el bienestar propio y el de los demás.

Operamos de manera efectiva
Nos enfocamos continuamente en aquello que es más importante y que generará el mayor impacto. Aplicamos las políticas y procedimientos de la escuela y representamos los valores compartidos de nuestra comunidad.

 Somos financieramente responsables
Tomamos decisiones financieras cuidadosamente, considerando las necesidades de los niños, los estudiantes y nuestras escuelas.

 Aprendemos continuamente
La mejora constante es lo que nos impulsa. Participamos activamente en nuestro desarrollo personal y profesional, así como en la mejora continua de la escuela.

Responsabilidades ISP

Funciones principales:

Organizar y ejecutar las labores administrativas del departamento de administración, tales como:

• Recepcionar todas las solicitudes de todos los departamentos o áreas del colegio para abastecer.
• Soporte en el desarrollo de presupuestos.
• Atención de solicitudes del administrador.
• Gestionar compras según la necesidad de abastecimiento.
• Entregar materiales de oficina u otro necesario en quincena y/o fin de mes.
• Contactar a proveedores de ser necesario.
• Revisar, enviar y solucionar solicitudes.
• Revisar y/o gestionar facturas y guías.
• Encargado de la correspondencia relacionada con el área de administración.
• Coordinación de pagos para las salidas escolares y eventos del colegio según se requiera.
• Pagar los servicios que se necesiten para las salidas del colegio y los eventos escolares.

Habilidades, Calificaciones y Experiencia

Formación Académica

Título: Título técnico nivel superior o profesional en administración o equivalentes.

Nivel de Inglés: Dominio de Inglés nivel intermedio deseable

Experiencia
Experiencia en 2- 3 años de experiencia en asistencia en áreas administrativas.

Competencias

Conocimiento y habilidades:

Dominio de Microsoft office y herramientas de gestión de base de datos y correo electrónico.

Entender y manejar conocimientos básicos de contabilidad.

Competencias relevantes:

Organizacion y Gestion del tiempo

Comunicación efectiva

Atención al Detalle

Resolución de problemas

Servicio al cliente

Capacidad de Trabajo en equipo

Flexibilidad y adaptabilidad

ISP Principles

Begin with our children and students. Our children and students are at the heart of what we do. Simply, their success is our success. Wellbeing and safety are both essential for learners and learning. Therefore, we are consistent in identifying potential safeguarding

and Health & Safety issues and acting and following up on all concerns appropriately.

Treat everyone with care and respect. We look after one another, embrace similarities and differences and promote the well-being of self and others.

Operate effectively. We focus relentlessly on the things that are most important and will make the most difference. We apply school policies and procedures and embody the shared ideas of our community.

Are financially responsible. We make financial choices carefully based on the needs of the children, students and our schools.

Learn continuously. Getting better is what drives us. We positively engage with personal and professional development and school improvement.

ISP Commitment to Safeguarding Principles

ISP is committed to safeguarding and promoting the welfare of children and young people and expects all staff and volunteers to share this commitment. All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including an online due diligence search, references and satisfactory Criminal Background Checks or equivalent covering the previous 10 years’ employment history.

ISP Commitment to Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging

ISP is committed to strengthening our inclusive culture by identifying, hiring, developing, and retaining high-performing teammates regardless of gender, ethnicity, sexual orientation and gender expression, age, disability status, neurodivergence, socio-economic background or other demographic characteristics. Candidates who share our vision and principles and are interested in contributing to the success of ISP through this role are strongly encouraged to apply.